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Fonctionnalités

Le cœur de la gestion de chantier : contrôle et analyse de l’activité

Suivi de chantiers Suivi de chantiers

Droits utilisateurs

La gestion de droits par utilisateur permet d’affecter un rôle à chaque personne qui précise les modules et les fonctionnalités auxquels elle peut accéder. Exemple : l’opérateur de saisie main d'œuvre : il peut saisir les pointages. Il ne peut pas créer de chantiers, de budget, d'ARC, de référentiel de type main d’œuvre (employé, équipe, horaire, etc.).

Les droits personnalisables permettent d’affiner les rôles : définition de la période autorisée de saisie des données, contrôle de création des éléments (chantier, ressource, tiers...), contrôle de la saisie des pointages journaliers et hebdomadaires…

Chantiers

  • Création des chantiers à partir des devis clients acceptés
  • Transfert du marché initial et des avenants
  • Gestion des cautions multiples par chantier
  •  Budgétisation du chantier à partir de l’approvisionnement du devis ou de la réalisation d’une étude d’exécution. La ventilation des dépenses saisies par phase et ouvrage sera comparée à l’avancement constaté.
  • L’avancement constaté peut être directement suggéré en facturation pour établir les situations de travaux

Achats

  • Gestion d’une nomenclature de ressources avec différents tarifs fournisseurs, d'ouvrages, de tâches et de lots
  • Gestion de différentes unités pour les ressources : unité d'achat, unité d'imputation, et unité de gestion du stock
  • Gestion des besoins chantiers :
    • Prise en compte des demandes d'approvisionnement
    • Consultation des disponibilités
    • Prise de décision : réservation, sortie ou achat pour le stock, achat direct pour le chantier
  • Demandes de prix
  • Commandes fournisseurs et sous-traitants : plafonnement du budget global des achats pour le chantier. Alerte utilisateur lorsque le montant de la commande est inférieur au seuil de franco de port ou supérieur à son autorisation d’achat.
  • Pointage des livraisons
  • Contrôle des factures et demandes d’avoir fournisseurs : rapprochement automatique d’une facture fournisseur avec le bon de commande initial ou le bon de livraison permettant de mettre en évidence, s’il y a lieu, les écarts sur les quantités et/ou sur les prix facturés. Possibilité d’éditer et d’envoyer au fournisseur la demande d’avoir.
  • Visualisation des mouvements en attente : commandes non livrées, livraisons en attente, livraisons non facturées, réservations, demandes d’avoir non régularisées
  • Statistiques d’achats par fournisseur, produit, période

Personnel

  • Gestion des salariés
  • Gestion des intérimaires avec contrôle des factures reçues
  • Saisie des heures par chantier ou par salarié
  • Saisie journalière, hebdomadaire ou par plage horaire (début-fin)
  • Saisie des événements de type primes et indemnités : panier, trajet, transport
  • Ventilation des heures par activité ou phase de l’étude d’exécution
  • Suggestion des rapports matériels à partir de la saisie main d’œuvre
  • Edition des rapports de pointage
  • Récapitulation mensuelle
  • Etat des intempéries

Stocks multi-dépôts

  • Organisation du stock avec rangement (allée, rangée, casier)
  • Gestion des unités d’achat et de stockage
  • Visualisation des articles avec quantités disponibles en stock, commandées et réservées
  • Mouvements : sorties et retours chantiers, cessions inter-dépôts
  • Inventaires
  • Achats : demandes de prix, bons de commande, bons de livraison, factures...
  • Consultations : gestion des alertes, statistiques de consommation, état des réservations par article ou par chantier...
  • Option : gestion du stock par code-barres

Parc matériel

En collaboration avec l’Union Maçonnerie Gros OEuvre (UMGO) de la Fédération Française du Bâtiment (FFB), Aquitaine Informatique a développé le logiciel JC Logistique pour aider les entreprises à gérer efficacement leur parc matériel et la logistique des chantiers.

  • Matériels numérotés ou gérés en nombre
  • Fiche d’identification complète de chaque matériel avec localisation en temps réel, état de marche, caractéristiques techniques, conducteur habituel, carte grise, assurance, accessoires associés
  • Planification et suivi des visites d’entretien et de conformité avec alertes de l’utilisateur
  • Suivi des contrats de location
  • Suivi des compteurs (Km / Heures)
  • Import des bons des pompes à carburant
  • Etablissement des bons de transport quotidiens : livraisons chantiers et retours dépôt
  • Contrôle à partir des bons de transport complétés par les chauffeurs
  • Gestion des transferts de matériels (dépôt ---> chantier --> chantier ---> dépôt) avec calcul automatique des durées et valorisation périodique sur les chantiers

Atelier

  • Commandes et réception des pièces et fournitures
  • Pointages main d'œuvre
  • Contrôle budgétaire et statistiques
  • Gestion du stock de pièces

Résultats

A partir du plan de résultats établit par l’entreprise, le logiciel de gestion chantier ONAYA Suivi de chantiers permet d’éditer des états paramétrables :

  • Une balance chantiers, pour une vue globale et synthétique de l’activité
  • Le suivi par chantier, pour une vue détaillée présentant par poste de dépenses et recettes un comparatif budget/période/cumul/écarts
  • Le suivi d’exécution pour un comparatif détaillé par phases de l’avancement constaté par rapport au réalisé
  • Les Historiques, pour justifier un montant par le détail des saisies

Résultats et correctifs mensuels : utilisés dans les éditions, ils permettent d’ajuster le résultat pour un mois donné en intégrant des valeurs de type provisions, stock chantier…

Budget et avancement par période : mémorisation par mois des budgets par chantier (global et avancé) pour éditer des états de résultats à fin de période.

Zoom et Navigation dans les données

  • Zoom : fonctionnalité qui permet d’afficher par simple clic le détail d’un montant et de justifier ainsi toutes les écritures, jusqu’à l’origine de la saisie.
  • Navigation de fiche en fiche (facture vers la commande, facture vers la livraison…).

Liaisons et options

  • Liaison ONAYA Etudes de prix et ONAYA Facturation
  • Module Conducteur de travaux : rassemble toutes les opérations que le conducteur de travaux ou le chef de chantier est amené à réaliser : étude d'exécution et budgétisation du chantier, saisie des dépenses (MO, achats, matériels), facturation des travaux, situations de travaux, et, analyse des résultats chantiers.
  • Centralisation des sources de données externes (SDE) : tarifs fournisseurs ou bordereaux de prix.
  • Commandes fournisseurs : intégration dynamique des articles TARIFEO, gestion de commandes de matériel REXEL
  • Autres intégrations : TECHDESIGN (TECHNAL), SCHÜCO, ALFAK, ITEM, PROGES; ALX, LAFON (pompes à carburant); OCEAN, MASTERNAUT (géolocalisation).
  • Intégration des factures fournisseurs dématérialisées
  • ONAYA web Rapports de chantierspointages main d’œuvre, matériels, matériaux, et saisie des avancements directement depuis les chantiers
  • Saisie des heures ateliers : module est destiné aux unités de production pour leur permettre de tout connaître sur les temps de production
  • Gestion de la relation client : optimisation de la gestion des tiers de l’entreprise (clients, prospects) depuis le CRM INFOCOB et ONAYA, remontée automatique des devis et factures, consultation des fiches chantiers…
  • Suivi des règlements chantiers : rapprochement des règlements clients avec les chantiers
  • ETL ONAYA (entrepôt de données) : mise à disposition des données issues des logiciels ONAYA à des fins statistiques et permettant de les croiser avec celles d’autres logiciels (comptabilité, paie,…).
  • Liaison Visual Planning : export des données d’ONAYA pour la réalisation de plannings (plan de charge de l’entreprise, planning d’exécution chantiers, planning des salariés et matériels…).
  • ONAYA Report : construction de tableaux de bord en toute autonomie à partir des données d’ONAYA pour une vision à 360° de l’activité de l’entreprise.
  • Liaison Windex GED : les bénéficies d’une Gestion Electronique de Documents en liaison avec ONAYA pour dématérialiser, classer, rechercher, gérer et enrichir tous les documents de l’entreprise.  
  • Liaisons comptabilité : Cegid, Quadra, Sage, Cador, Igc, Totem, Geac, Ebp, Macompta…
  • Liaison paie : Cegid, Quadra, Sage, Silae, Geac, Ebp, Isapaye…