Un logiciel de facturation permet de gérer, éditer et automatiser les factures et les avoirs : plus de saisies manuelles répétitives, plus de multiples créations de documents Excel ou Word, plus de recherches d’informations sur différents fichiers… Et plus d’erreurs de ressaisies. Mais pas seulement.
Pour déterminer quel logiciel de facturation choisir, nous vous conseillons…
1 – D’évaluer les besoins de votre entreprise pour comparer ensuite les différents logiciels.
Quelles fonctions j’attends du logiciel de facturation ? En général, les réponses varient en fonction de la taille de l’entreprise (TPE, PME, grand groupe).
Combien de personnes sont amenées à utiliser le logiciel ? Sur quel matériel ? Doivent-elles accéder au logiciel depuis les locaux et/ou à distance (chantier, domicile…) ? Doit-il communiquer avec d’autres logiciels dans l’entreprise, logiciel de devis, de suivi de chantiers ou de comptabilité par exemple ? Quel budget affecter pour l’achat ou la location de cette solution ?
Toutes les réponses à ces questions permettent de définir le projet d’équipement et les critères retenus pour comparer ensuite les fonctionnalités des différents logiciels.
2 – De vérifier que le logiciel réponde aux spécificités de votre secteur d’activité
Les entreprises du BTP répondent à des appels d’offres. Elles peuvent être amenées à émettre des situations de travaux, des factures, des DGD (Décompte Général et Définitif) ou à traiter des marchés en co-traitance avec d’autres structures, utiliser différents taux de TVA, gérer des acomptes, saisir et consulter des règlements.
N’hésitez pas à demander une démonstration du logiciel pour constater s’il répond ou non aux particularités du secteur du Bâtiment et des Travaux Publics. Si c’est le cas, c’est un logiciel verticalisé c’est-à-dire qu’il a été conçu pour les entreprises du BTP : N’hésitez pas non plus à demander si vous pouvez contacter des entreprises qui utilisent déjà la solution.
3 – De vous assurer que le logiciel est conforme à la législation
Régulièrement, la législation impose des règles aux entreprises du BTP. Il est important de les connaître ou de demander conseil à son expert-comptable.
Dernièrement, dans le cadre des marchés publics, la facturation électronique est devenue obligatoire pour toutes les entreprises. Depuis le 1er janvier 2020, toutes les factures doivent être dématérialisées et traitées sur Chorus Pro. Certains logiciels permettre de générer directement les factures de vente au format numérique et de les envoyer en lot vers le portail Chorus Pro. Ce type de liaison garantit la reconnaissance automatique des données et leur traitement, sans ressaisie, risque d’erreurs, et perte de temps. C’est un gain de temps considérable pour les personnes en charge de la facturation. Le logiciel que vous allez choisir doit évoluer avec les nouvelles règlementations. Des mises à jour sont-elles régulièrement proposées ?
4 – De vérifier la pérennité de la solution/de l’éditeur
Les logiciels sont commercialisés par des éditeurs de logiciels ou des revendeurs. Certaines entreprises préfèrent travailler directement avec l’éditeur, plus réactif puisqu’il assure à la fois la conception, le développement, la commercialisation, la mise en œuvre, l’intégration et la personnalisation du logiciel.
Avant d’investir dans une solution, consultez les indicateurs disponibles sur des sites comme infogreffe, societe.com… regardez si l’entreprise existe depuis longtemps, son implantation, le nombre de clients. Une structure créée il y a 20 ans, avec de nombreuses références aura une solide expertise.
5 – D’accompagner le changement
Que ce soit au début du projet, lors du choix de la solution ou pour la mise en place du logiciel dans l’entreprise et le suivi du projet, n’hésitez pas à impliquer les différents intervenants : expert-comptable, futurs utilisateurs (secrétaire, conducteur de travaux…), responsable administratif et financier, éditeur du logiciel.
Les utilisateurs apprécient d’être impliqués dans les décisions et adhèrent plus facilement au changement. Il est important de les former pour acquérir une liste de savoirs et optimiser leurs compétences : vérifiez si l’éditeur propose des formations sur ses logiciels. Certains proposent également des prestations d’assistance à l’utilisation des logiciels (assistance téléphonique, téléassistance…) ou des guides utilisateurs en ligne (modes opératoires) permettant de pouvoir répondre instantanément aux questions quotidiennes d’utilisation. Tous ces outils d’accompagnement contribuent à la réussite de la mise en place du logiciel.
La mise en place d’un logiciel de facturation est donc une étape décisive ayant un impact direct sur le fonctionnement de l’entreprise. En suivant toutes les étapes ci-dessus, vous trouverez facilement le logiciel pour votre entreprise.
ALLER PLUS LOIN
Si vous recherchez un logiciel de facturation, découvrez dès maintenant le logiciel Onaya Facturation conçu pour les entreprises du BTP :
- Assistant de création des situations et factures à partir d’un devis, d’une situation, d’un appel d’offres, d’un import de fichier ou d’un bordereau de prix
- Intégration directe d’un appel d’offres
- Gestion multi-TVA
- Personnalisation des présentations
- Dématérialisation des factures
- Série de situations pour un même chantier et déduction automatique des situations précédentes (cumulées ou détaillées)
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