Lorsque vous envisager de changer d’ERP pour votre entreprise, il est indispensable de s’assurer que l’éditeur qui vous accompagne dans ce projet respecte différentes étapes clés :
- Analyse des données existantes
- Choix des documents à mettre en place
- Préparation du projet
- Plan de mise en œuvre
En général, cette mission est pilotée par un consultant qui va piloter le projet et en assurer le suivi.
Les étapes de pilotage d’un projet ERP
Première étape :
Analyse des données existantes
Vous avez saisi au fil des années des informations dans votre système d’informations. Il est donc important d’étudier les possibilités de récupération de vos données, et d’analyser les informations à conserver, à archiver et les fichiers à intégrer : bibliothèques de prix, plan comptable, fichier du personnel, des matériels…
Deuxième étape :
Choix des documents à mettre en place
En fonction de votre organisation et de votre activité (gros-œuvre, second-œuvre, corps d’états techniques, travaux publics…), vous utilisez des présentations de documents propre à votre entreprise : devis, situations de travaux, factures, bons de commande, résultats chantiers, résultats d’entreprise. Le changement d’ERP est l’occasion de revoir les éditions à mettre en place avec les nouveaux logiciels. A partir de votre charte graphique ou de vos maquettes, assurez-vous que vos documents soient prêts à l’emploi le jour de l’installation.
Troisième étape :
Préparation des projets
Il est impératif d’être en confiance avec la société qui va piloter le projet. Le consultant doit être disponible pour accompagner le chef d’entreprise, conseiller les responsables et les futurs utilisateurs du logiciel. Vérifier qu’il est prévu une analyse de votre organisation et des méthodes de travail qui permettra d’optimiser les process (suppression de ressaisies, amélioration des flux d’informations…) et de détecter les besoins et de lister les attentes des futurs utilisateurs.
Quatrième étape :
Plan de mise en œuvre
A partir des 3 étapes précédentes, la société doit être en mesure de vous proposer un plan de mise en œuvre du logiciel adapté à votre organisation, mettant en évidence à la fois les logiciels utilisés et les étapes du déploiement. En général, il est formalisé sous forme d’un document qui est remis à l’entreprise et au formateur qui apprend aux utilisateurs à se servir du ou des logiciels.
